Подотчет - важные новшества

Согласно указанию банка России от 19.06.2017 № 4416-У при выдаче наличных подотчетникам с 19 августа 2017 года действует следующий порядок ведения кассовых операций:

• сотрудник может получить новый аванс наличными деньгами,  даже если он не успел отчитаться за ранее выданную в подотчет сумму;
• аванс может быть выдан на основании распорядительного документа или заявления.

Ранее выдача аванса подтчетному лицу, за которым числилась задолженность по подотчету была запрещена. Несмотря на то, что штраф за данное нарушение был не предусмотрен, проверяющие часто считали остаток сумм в подотчете доходом сотрудника и насчитывали на данные суммы НДФЛ. При некорректной "оптимизации" такие суммы в подотчете зависали без движения,достигая внушительных размеров и компаниям приходилось в судебном порядке отстаивать свои интересы. В большинстве случаев судебные решения были в пользу налогоплательщиков : Постановление ФАС ДВО от 05.12.2008 №Ф03-4944/2008 ; Постановление ФАС ЗСО от 18.02.2008 №Ф04-914/2008(515-А67-25) ; Постановление Верховного Суда РФ от 30 сентября 2015г.№307-АД15-11670.  Надеюсь, что с изменением порядка ведения кассовых операций у налоговых органов будет значительно меньше претензий  и желания переквалифицировать остаток средств в подотчете в доход для начисления налогов.

А вот по документам, на основании которых выдается подотчет банк уточнил - Письмо Банка России от 06.09.2017г. №29-1-1-ОЭ/20642, что основанием является :

- письменное заявление подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату;

- либо распорядительного документа, оформленного на каждую выдачу наличных денег. В нем необходимо указать: ФИО подотчетного лица, суммы наличных денег и срок, на который они выдаются, подпись руководителя организации, дата и регистрационный номер. 

Так что здесь послаблений нет. 

РЕКОМЕНДАЦИИ:

- для исключения претензий налоговых органов и переквалификации остатка средств в подотчете в доход проводите операции по возврату и выдаче на разные суммы , чтобы было видно движение средств;

- если сумма в подотчете накопилась большая, безопаснее будет вернуть её в кассу и выдать уже в качестве займа сотруднику, займ необходимо сделать процентным, для избежания переквалификации суммы в доход сотрудника;

- распоряжение руководителя на выдачу сумм в подотчет, либо заявление оформить желательно, минимум у организации должно быть распоряжение руководителя с перечнем сотрудников, которым можно выдавать деньги в подотчет.